Hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự là hai khái niệm quan trọng trong lĩnh vực pháp lý quốc tế, liên quan đến việc công nhận và xác nhận giá trị pháp lý của các giấy tờ, tài liệu khi chúng được sử dụng ở nước ngoài. Hiện nay do xu hướng xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài..v..v.. ngày càng tăng nên các dịch vụ này không còn trở nên xa lạ. Tuy nhiên, nếu bạn đang chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ lần đầu tiên và chưa năm rõ các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, hãy xem ngay bài viết dưới đây. 

1. Hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự là gì?

“Hợp pháp hóa lãnh sự” là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

1.1 Phân biệt Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự

• Giống nhau: Việc chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ đều do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. 
• Khác nhau: 

– Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

– Chứng nhận lãnh sự: chứng nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

1.2 Các loại giấy tờ không được Hợp pháp hóa lãnh sự

– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật. 

– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật. 

– Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mẫu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. 

– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và kỹ trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ kỹ chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc. 

– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam. 

1.3 Các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

– Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. 

Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. 

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. 

1.4 Các hồ sơ tại nước ngoài yêu cầu phải được hợp pháp hóa

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài 
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam 
• Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam 
• Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam 
• Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam 

1.5 Các thủ tục hành chính cần chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam

• Xin việc tại nước ngoài
• Xin định cư tại nước ngoài 
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài 
• Xin nhập tịch nước ngoài 

Các giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự: 

– Bằng cấp và chứng chỉ 

– Lý lịch tư pháp 

– Đăng ký kết hôn 

– Giấy khám sức khỏe 

– Giấy khai sinh 

2. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự 

Bước 01: Chuẩn bị tài liệu 

Trước tiên, bạn cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết, bao gồm:

• Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu) 
• Giấy tờ cần hợp pháp hóa

Bước 02: Xác thực tài liệu

Trước khi tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu của bạn cần được xác thực tại cơ quan có thẩm quyền trong nước. Thường thì bạn sẽ cần phải liên hệ với các cơ quan như:

• Sở Tư pháp.
• Bộ Ngoại giao.
• Các cơ quan có thẩm quyền khác tùy thuộc vào loại tài liệu.

Bước 03: Nộp hồ sơ tại cơ quan lãnh sự

Sau khi tài liệu đã được xác thực, bạn tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan lãnh sự của quốc gia mà bạn muốn gửi tài liệu. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn xin hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tài liệu đã được xác thực.
• Các giấy tờ liên quan khác (nếu có).

Bước 04: Nhận tài liệu đã hợp pháp hóa

Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ nhận được tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự. Lưu ý rằng thời gian xử lý có thể khác nhau tùy thuộc vào từng quốc gia và loại tài liệu.